Artık
iş hayatında kişilerin birbiri ile konuşmak yerine ağırlıklı olarak E-mail ile
iletişim kurması yoğunlaştı. Hatta aynı
ofis içerisinde yanyana çalışanlar dahi abartısız birbirlerine e-mail atar
durumdalar. Yüzyüze iletişim kurmak her
zaman çok daha iyidir.Eğer yüzyüze görüşme şansı varsa bu şekilde iletişim kurmak her zaman çok daha
etkilidir.Yazılı iletişimde kişilerin birbirini yanlış anlama ihtimali daha
yüksek olacağı gibi, o anki duygu ve düşüncelerini ölçme ve algılamaları da
imkansızdır. Telefonla iletişimde yazılı iletişime göre daha iyi orada da
kişinin ses tonundan duygu ve düşüncelerini anlayabilirsiniz. Fakat e –mail atılacaksa, onunda bazı kural ve
incelikleri var ki bunlardan bahsedeceğim :
1) E-Posta yazmaya mutlaka bir selamlaşma
ile başlayın, Günaydın, Merhaba gibi. İçeriği yazdıktan sonra da mutlaka yine
iyi dileklerle e-postanızı noktalayın,
İyi Çalışmalar gibi.E-posta işlemi ne kadar elektonik bir işlemde olsa
karşımızdaki bir insan ve mutlaka bu tarz iyi dilek içeren kelimeleri
bekleyecek ve yumuşak bir başlangıç olacaktır.
2) E-Posta oluştururken, mutlaka konu
satırını kullanın. Örnek1 : Bilgi : 43
no.lu Gömlek siparişi Örnek.2 Onay :
Depoya klima satınalınması E-posta
alıcınızın acelesi ya da iş yoğunluğu olabilir konuya bakarak, o an okuyup
okumamaya karar verebilir.E-Postanızın herhangi bir aciliyeti yoksa, sonra
okunması önce ve acelelikle okunmasından daha iyi sonuçlar verebilir.Hatta acil
cevap beklediğiniz durumlar için e-postadaki Önemli işaretlemesini de
kullanabilirsiniz. Yalnız her e-mailinize önemli işaretini koyup, abartılı davranmak karşınızdaki kişiyi zamanla sıkar ve en
önemli maillerinize de gereken önem verilmeyebilinir.
3) Açık ve anlaşılır, net ifadeler
kullanın. Kısa ve öz olan e-postalar çok daha iyi ve etkilidir.Kimse karmaşık
yazıları çözmek için zaman kaybetmek istemez. Gereksiz ifade ve sözcüklerden
kaçınarak, konunuz ne ise direkt konuya odaklanın, konuyu gereksiz yere
dağıtmayın.Dağınık cümleler ve gereksiz kurduğunuz kelimeler, asıl dikkat
çekmek istediğiniz noktadan uzaklaştırır.
4) E-Mail atma sebebiniz bir dosya
paylaşımı ise; mutlaka bir iki satır birşeyler yazın.Merhabalar, ….. dosya eklidir.İyi Çalışmalar gibi..
5) E-Maillere hızlı cevap verin. İletileri
Gelen Kutusu'nda cevapsız öylece bırakmayın. Gönderen kişiye mutlaka geri dönüş
yapın, eğer hemen yanıt verecek durumda değilseniz, daha sonra dönüş
yapacağınızı mutlaka bildirin.
6) Noktalama işaretlerini peşpeşe
kullanmayın. Cümlelerin sonuna, ???? yada !!!! gibi noktalama işaretlerinin
ardarda konularak oluşturulan e-postalarda, alıcı oluşturan kişinin kızgın veya
bağırarak konuştuğunu düşünebileceği gibi ciddiyetsiz olarak da algılayabilir.
Noktalama kurallarına uyarak yazın.
7) Cümleyi büyük harfler kullanarak
yazmayın. Sadece büyük harf kullanarak yaptığınız konuşmalar sizin BAĞIRDIĞINIZ-HAKARET ettiğiniz anlamına gelmektedir. Bu nedenle normal olarak yazmanız tavsiye edilir. Eğer bazı
konuların üzerinde durmak istiyorsanız, bunu cümle içinde ya da altını çizmek
sureti ile yazabilirsiniz.
8) Eğer maili şirket dışından bir yere
gönderecekseniz mutlaka imza kısmını kullanın.Adınız Soyadınız, Şirket Adı ve
iletişim bilgileriniz mutlaka olsun. Ayrıca unutmayın imzalı bir e-posta günümüzde gönderilecek en
etkin bir tanıtım aracıdır. Şirketlerde e-posta imzasının standart hale
getirilmesi, şirketin standart değerlere sahip olduğunu, disiplinli hareket
ettiğini gösterir. İmza kısmında varsa şirketin sloganı olabilir bunun
dışındaki gereksiz özlü sözler ve
resimlerden kaçınınız.
9) Kızgınken asla yazmayın. Belki en sık önerilen fakat
çiğnenen etik kurallarından biridir bu. Bir kişiye kızgınlıkla yazdığınız ağır
şeylerin geri alınamayacağını unutmayın ve yazdıklarınızın karşınıza bir gün
mutlaka çıkacağını bilin.Bir tavsiye :
Eğer o an anlatmak veya yazmak sizin için bir rahatlama olacaksa
da; kızgenken bir Word dosyasına yazın
ertesi gün okuyun, hak vereceksiniz.
10) Herkes teknolojiyi sizin kadar takip
etmiyor olabilir, bu nedenle çok fazla simge kullanmayın. İletilerde,
gülümsemeleri kullanmak bugünlerde duyguları anlatmanın sıkça kullanılan bir
yolu oldu. Fakat sizin şaka veya şirinlik maksadı ile yapmış olduğunuz o
gülümseme işaretini, karşınızdaki alaycı bir ifade olarak niteleyebilir.Sonuçta
yazılı ve kalıcı bir iletişim halindesiniz.Bu tür ifadeler kullanarak,
istemeden insanları kırabilir, yazılı iletişim şekli olduğundan o an fark
etmeyerek belki de çok sonra farkına
varabilirsiniz.
11) Kısaltılmış terimler, jargon kelimeler, ya da yabancı dilde
kelimeler kullanmayın. Mailiniz Türkçe
ise, tamamen Türkçe olsun. Yarı Türkçe yarı başka dildeki kelimeler yazmak
sizi, karşınızdaki kişinin gözünde sizi “dil bilen”, “bilgili” konumuna değil “ukala” konumuna düşürür.Kısaltılmış terimler
de karşınızdaki tarafından anlaşılmayabilinir.
12) Mailiniz kimi ilgilendiriyorsa o kişiye,
gerçekten başka bilgilendirme yapılması gereken kişi varsa da o kişiye
“cc” yapınız.Unutmayın
gerekli/gereksiz herkese mail atmanız
“cc” ye koymanız, çok iş yaptığınızı göstermeye çalışmanız sizi diğerlerinin
gözünde çalışkan yapmayacak, bir süre sonra
önemli de olsa yazdığınız hiçbirşeyin önemsenmemesine neden olduğu gibi,
mailinizdeki asıl muhatap kişileri de kızdırabilecektir.
13) Göndermeden önce, sesli bir şekilde
okuyun. Anlatmak istediğiniz herşeyi tam olarak yazdığınızı düşündüğünüz anda,
gönder tuşuna basmadan önce e-postayı sesli olarak okumanız, kendinizi alıcının yerine koymanızı
sağlayacağı gibi size yazdıklarınızı tekrar düzeltme şansı verecektir.
Unutmayın, düşünceniz yazılı olarak ifade edilmişse, geri almak zordur. Ayrıca
asla unutulmamalıdır ki, alıcının bir yazıcısı ve ilet tuşu vardır. Tüm şirketi
ya da daha ötesini gezebilecek şeyleri asla yazmayın.
Teşekkürler bilgi paylaşımı için.
YanıtlaSilBen teşekkür ederim
SilÇok güzel yazı olmuş, emeğinize sağlık..
YanıtlaSilSerdar Bey, teşekkür ederim
YanıtlaSilgülçin hanım bilgilendirme için teşekkür ederiz mail yazarken Cc'lerde ilk başa görevine göre kimleri yazmalıyız.
YanıtlaSilMerhabalar, şirketlerde önce görev bazında sıralama yapılır, görevler denkse de kıdemi yüksek olan daha öne yazılır.
YanıtlaSilTeşekkürler
YanıtlaSilTeşekkürler
YanıtlaSilSayın Gülçin Şafak Hanım
YanıtlaSilGüzel bir paylaşım teşekkür ederim
iyi günler
Sayın Gülçin Şafak Hanım
YanıtlaSilGüzel bir paylaşım paylaşımınız için teşekkür ederim. İyi günler Dilerim.
Toplu mail gönderimi ile ilgili sayfanızda backlink çalışması yapmak istiyoruz. Detaylar için lütfen iletişime geçin. İletişim için - marketing@sadeceon.com
YanıtlaSilE-Maıl yazmak başta önemsiz her nasılsa yazılabilinir gibi gözükse de yazılı iletişimde istediğimizin çok ötesinde olumsuz bir iletişim olarak bize dönüşü olup bir anda sıkıntıya da girdirebiliyor.Önemli yerlere işaret etmişsiniz paylaşım için teşekkür ederim.
YanıtlaSil